R kot Rutina (postopek, metoda)
16. 10. 2024
Običaj, ritual, rutina, postopek, metoda … so besede, ki v bistvu pomenijo eno in isto, le uporabljajo se pri različnih strokah, za različen namen, v različnih kulturah, v različnem času. V bistvu sem spoznal, kako so rituali del našega vsakdanjika, a vendar jih niti ne opazimo, medtem ko v primerih nevsakdanjih stvari(če poročnemu slavju lahko tako rečem), ritual postane pomemben in opazen. Še kako opazen. Seveda je bil ves ritual lep, čudovito lep.
Človek je bitje ritualov (rutine) in vse, kar je izven tega rituala, nas zmoti. Nas pahne iz cone udobja. Nas privede v stanje nesigurnosti. Ni običajna stvar. Ni rutina. Celo življenje si nekako urejamo ritual. Da bi nam bilo udobno, da bi se počutili varne, da bi, kar najbolje udejanjali sebe. A vendar je življenje nekaj povsem drugega. Je stalno učenje novega, je stalno spoznavanje nečesa, kar ne poznamo. Vse, kar ne poznamo, je lahko za nekoga zanimivo, vznemirljivo in si tega želi kar največ, medtem ko je za druge lahko to stresno, naporno, nelagodno in si ne želi spoznavati neznanega. Za večino bi rekel, da smo bolj podobni drugim, ki ne želijo velikih neznank, večjih pretresov, velikih sprememb. A vsi poznamo znan rek, da so edina stalnica v življenju spremembe, ki jih v resnici nihče ne želi. A so, in vedno bodo. Celoten obstoj človeštva sloni na enem takem ritualu, na rojstvu. Kdo lahko reče, da je pripravljen na prihod otroka. Kdo? Ta šola ne obstaja, vsaj ne pri prvem otroku. Veliko ti lahko povedo drugi, ki so to izkušnjo že imeli, a vendar je tvoja povsem drugačna, povsem nova.
Veliko ljudi ima življenje urejeno po ustaljenem ritmu, po svojem ritualu. Bodite pozorni na običajen dan, koliko (malih) ritualov v resnici imate. Dan je sestavljen iz majhnih ritualov, ki na koncu pomenijo izpolnjen dan. Že kako zjutraj vstanete, lahko pomeni veliko. Napačna rutina lahko uniči cel dan. Ali na drugi strani ena neprespana noč lahko pomeni uničen teden. En stresen dogodek lahko pomeni uničen mesec ali celo leto. Človek je narejen za rutino. Samo bodite pozorni, kako vam malenkosti, ki niso take, kot ste želeli, pričakovali ali celo predvidevali, uničijo dan (vsaj večini ljudi). Ko smo mladi, to še ne pride tako do izraza, a starejši smo, bolj nas »motijo« (na nek način) stvari, ki niso take kot bi morale biti. Pa čeprav v nekaterih trenutkih niti ne vemo, kaj ni prav. Vse to je zaradi rutine, ki smo jo navajeni, zaradi vzorcev, ki so odtisnjeni v naše možgane. In vse izven tega nas zmoti. Moti nas toliko časa, da ne osvojimo nove rutine. Da nove rutine ne zapišemo v možgane. In to delamo kot otroci. Učijo nas, kaj in kako, da bi si lahko zapomnili te vzorce in jih kasneje v življenju uporabljali.
Mogoče najlepši in vsem znan primer je t.i. prva pomoč. Celo življenje nas stalno učijo, kako postopati, da bi v trenutku, ko to zares rabimo, lahko uporabili. Brez večjih pomislekov in še bolj zanimivo, brez da bi zares razmišljali. Moja lastna izkušnja govori točno o tem. Pred nekaj leti sem sredi noči pomagal sosedu. In vedno znova moram razmisliti, katero številko klicati (ali je to 112 ali 113, namreč v Sloveniji je 113 policija in 112 klic v sili). A tisto noč nisem razmišljal. Samo zavrtel sem potrebno številko. Sredi noči me nekdo zbudi in napol v snu kličem pravo številko. Še več. Brez razmišljanja povem, vse, kar moram. Vse potrebne podatke. Ne bom jih pisal sedaj, ker bi moral pogledati kateri so. A v tistem trenutku, sem jih povedal brez razmišljanja. Podzavestno, bi rekli nekateri. Za to vas ves čas, na vsakem možnem koraku, ozaveščajo o tem. Da boste, ko je to potrebno, opravili rutinsko delo.
Medtem ko v življenju stalno nekako prilagajamo svoj ritual svojim potrebam, bi v poslu velikokrat radi, da ni sprememb. Da se nič ne spremeni. Kako zanimivo. Ko gre za nas same, bomo naredili vse potrebne spremembe, da nam bo kar najbolj prijetno, in obratno, na delu, ne bi spremenili ničesar. Vsaj večina ljudi ne. V bistvu je rutina ali bolje rečeno postopek nekaj, kar je predpisano (vsaj na nek način, v večini primerov). In bi morali vsi narediti enak postopek. Zato je predpisan postopek, da se vedno in povsod nekaj izdela na enak način. Da je končni izdelek enak. Da je enake kakovosti.
Res smo čudni včasih. Po eni strani ne bi sprememb, pri čemer konkreten postopek vsak od nas opravi malenkostno drugače. Vsakdo si stvari predstavlja malo drugače. Nenazadnje, bi vsak malo po svoje speljal isto stvar, ker mu tako bolj »leži«, bolj paše. In seveda meni, da je tako edino pravilno.
In v dobro napisanih navodilih se skriva večino tega, da bi vsak naredil stvar drugače. Slaba navodila so dejanski vzrok večino nepravilnosti pri še tako rutinskih opravilih. Pri povsem enostavnih opravilih. Pred časom smo na eni od delavnic za vodje, risali risbo, sestavljeno iz več osnovnih likov. Risanje je potekalo na način, da je nekdo dobil risbo in je moral ostalim razložiti (dati navodila) kaj naj narišejo, brez da bi oni videli sliko. Ne boste verjeli, kako težko je dajati (dovolj) jasna navodila in na drugi strani, kako težko je narisati nekaj, kar ne veš, kako izgleda in ti nekdo, brez omejitev, poskuša povedati samo z besedami.
Po tem sem kar nekaj časa razmišljal, kako pomembna je priprava na navodila. Samo dejstvo, da se lotiš navodil z drugega konca lika, lahko vpliva na to, kaj bo nastalo. In še pomembneje, kako razmišljajo ali dojemajo tisti, ki rišejo. Kaj bo lažje opisati? Ravno črto, pol krožnico, krog, trikotnik … v povezavi s drugim likom. Razmišljaš, kako pomemben je vrstni red navodil. Kako pomembne so nekatere podrobnosti. Kje začeti na praznem listu papirja. Kje začeti prvi lik. Če tega ne poveš, potem lahko zmanjka prostora in tisti, ki riše, nima kam narisati naslednjega lika. Preprosta igra, ki ti lahko da veliko misliti. Sam, kot tisti, ki veliko navodil spravim v dokumente, lahko rečem, da šele po nekaj letih docela dojameš, kaj je pomembno in kaj ne. Kako postaviti strukturo, kakšno izrazoslovje uporabljati, kako zapisati tveganja in še in še. Pomaga, če postopek, ki ga opisuje navodilo, opravljaš (ali si ga opravljal) tudi sam. Pomaga razmišljati o pomembnih informacijah. O vsem, kar bo nekdo potreboval, da bo rutinsko opravil postopek.
Na koncu vsega, je najpomembneje, da so navodila tudi zanimiva, berljiva, enostavna. Sicer jih nihče ne bo bral. Ne slepite se, da ljudje berejo navodila. Vsaj večina ne. Vsaj enkrat v življenju ste kupili nov televizor. Ste prebrali navodila? Ne verjamem. Ker jih je preveč. Ker so nerazumljiva. Ker so preobsežna, če ne drugega. Ste se kdaj vprašali zakaj so tako obsežna? Zaradi nas samih. Ker s(m)o v preteklosti nekateri naredili kakšno bedarijo, po možnosti tožili proizvajalca in posledično je proizvajalec zaščitil sebe s tem, da je vse možna tveganja opredelil v navodilih. Nenazadnje se včasih vprašam, zakaj zakonodaja zahteva toliko stvari? Ker smo leni in iznajdljivi. Vedno najdemo nekaj, kar pomeni bližnjico, a se pri tem zgodijo tudi nesreče, napake, neumnosti. In potem v bistvu sami sebi nalagamo nekaj, kar v resnici niti ne potrebujemo, niti nočemo. V bistvu sami sebi.
Zato je moj osnovni nasvet tistim, ki pripravljate navodila za delo, da jih naredite, vsaj kolikor je mogoče, zanimiva. Spodbujajte ljudi, ki jih bodo uporabljali, da sodelujejo, da dajejo predloge. Vključite jih aktivno v pripravo navodil. Saj so vendar namenjene njim. Zakaj bi jih pisal nekdo, ki jih ne bo uporabljal? Ravno tega nočemo pri zakonih, a vendar sami delamo isto napako. Dajte ljudem možnost. Učite jih, usposobite jih, opolnomočite jih. Veliko več boste storili z dobrim usposabljanjem zavesti, razumevanju celote, razširjenosti informacij, kot pa s podrobnimi navodili. Lahko opišete vse, čisto vse, a če ljudje niso pripravljeni brati navodil, to ne bo imelo učinka. Delajte na kulturi, lastni identiteti organizacije, na spoštovanju, na razumevanju posledic drugačnega ravnanja, če želite. Ko se človek zaveda, kaj vse lahko povzroči s svojim napačnim ravnanjem, bo hitreje dojel kaj ne sme in kaj mora.
Rutina je nekaj, kar hočemo, da se dogaja in hkrati nočemo, da nam ne bi bilo dolgčas, da ne bi iskali bližnjic. Ravnovesje vsega, podobno kot v življenju, pa naj bo to pri hrani, rekreaciji, pogovoru, razmišljanju, učenju… je najpomembnejše za človekovo dušo.
Primož
Naslednjič, 6. november 2024, Sistem vodenja